¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de comando o instrucciones enviados al programa, que se ejecutan secuencial mente una tras otra.

De hecho macro es la abreviatura de macro instrucción.

Se usan para agrupar acciones repetitivas y rutinarias.

Una macro funciona de forma similar a las herramientas que incluye Word o Excel en cada menú.

Después de crearla la tendremos guardada en nuestra plantilla para usarla en cualquiera ocasión.

Podemos ejecutarla cuando sea necesario usando un botón o una combinación de teclas.

Las macros son creadas en el lenguaje de programación Microsoft VBA (Visual Basic para Aplicaciones) incluido en Word, Excel, Access, PowerPoint y otros programas de Office, pero no te asustes que estos programas incluyen una aplicación que hace sumamente fácil la creación de una de ellas. 

¿Cómo crear los macros en Word?

Hay dos formas de crear las macros en Word:

Utilizar la Grabadora de macros

La Grabadora de macros es una aplicación incluida en los programas de Microsoft Office que permite crear una macro paso por paso, ejecutando y grabando las acciones que se quieren guardar. Es el método más sencillo.

---

Usar el editor de Visual Basic

Consiste en escribir o pegar el código en lenguaje Visual Basic en un editor incluido.

Para escribirlo se requieren conocimientos de este lenguaje que no poseen los que leen este artículo, pero también se puede pegar código de funciones creadas por los más expertos y de esa forma poder disponer de macros muy útiles.

En este artículo se incluyen varios códigos de ejemplo.

Crear un macro con la Grabadora de macros en Word

Para crear una macro es necesario en las versiones recientes de Office mostrar la ficha "Programador" oculta.

• En Office 2007 abre las Opciones de Word y en la pestaña Popular marca la casilla: "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones".

• En Office 2010 abre las Opciones de Word y en la pestaña Personalizar la cinta de opciones, marca la casilla: "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones".

• En Office 2000-2003 simplemente selecciona: Herramientas -> Macro

Lo que se indica a continuación se aplica a Word, Excel y otros programas de Office de forma algo similar.

1- Crea un nuevo documento en Word.

2- En la pestaña Programador da un clic en "Grabar macro".

3- Escoge en la ventana que se abre si vas a asignar a dicho macro un botón o una combinación de teclas.

4- Da un clic en "Aceptar" para comenzar la grabación.

A partir de este momento todas las acciones que se realicen quedarán guardadas.

Durante la grabación de una macro se puede usar el ratón, para activar herramientas y comandos pero no para seleccionar texto.

Para hacerlo usa las teclas de dirección (flechas) con la tecla Mayus (Shift) presionada.

5- Para terminar da un clic en el botón "Detener grabación".

Para ejecutar una macro creada da un clic en el botón, usa la combinación de teclas asignadas o selecciona la macro en la ventana "Macros".

La ventana "Macro" la puedes ver en la ficha "Vista" o abrirla las teclas ALT + F8.

En las versiones recientes de Word es muy práctico guardar las macros en la barra de herramientas de acceso rápido, que se muestra en la parte superior.

Para eso abre las Opciones y selecciona: "Barra de herramientas de acceso rápido".

En Comandos disponibles selecciona: "Macros". Marca cada macro y usa el botón "Agregar". Da un clic en el botón "Modificar" para asignarle un icono vistoso que lo identifique.

Crear un macro con el editor de Visual Basic

El editor de Visual Basic es un programa incluido en las aplicaciones de Office.

Para usarlo basta con escribir o pegar en su ventana el código necesario e inmediatamente estará funcional la macro.

Para abrir el editor se usa las teclas ALT + F11 y en la ventana se pega el código.

Si existen varias macros se mostrarán separadas por una línea divisora.

Inmediatamente después de pegar el código, estará disponible la macro para ejecutarla en la ventana Macros (ALT + F8)

El formato de las macros es el siguiente:

Sub NombreMacro()

'

CODIGO en VBA

'

End Sub

Cualquier nuevo macro creada será guardada en la plantilla predeterminada llamada "Normal", por lo que estará disponible en cualquier nuevo documento que se cree.

(En Word 2000-2003 es Normal.dot, para Word 2007-2010 es Normal.dotm)

Para crear y guardar un macro en un documento específico es necesario seleccionarlo en la barra lateral izquierda del editor y crear un nuevo Módulo (Menú Insertar > Modulo).

Ahora escribir o pegar en la nueva ventana el código del macro.

Al abrir en Word un documento con macros aparece un mensaje de advertencia.

Accede a las Opciones > Centro de confianza > Configuración del centro de confianza y marca: "Habilitar todas las macros".